ビデオ会議、WEB飲み会の主催で気を付けること

雑記

コロナウイルスの影響でビデオ会議をする機会が増えている。ビデオ会議と言えばスカイプというイメージが僕の中ではあったのだが、ZOOMという名前をこの1か月ぐらいで急に聞くようになった。

集まって会議をしたり人と会うことも憚られる昨今において、実際に集まらずにZOOMを使ってビデオ会議や、WEB飲み会がよく行われている。

僕はビデオ会議やWEB飲み会のホスト(主催者)を務めることが多いのだが、その経験からこうした方がいいと思うことをシェアしようと思う。

  • 話を振る
  • 終わりを決めておく
  • 参加者を把握する

大きく分けて3つ。

話を振る

ビデオ会議では複数が同時に話すと、聞いている方は音声が重なって全然聞き取れないので、基本的に誰かが話している間は他の人は黙っている必要がある。

それに、誰がが話しているところに割って入りづらい雰囲気がある。だから、進行役や議長の人はどんどん話を振っていく必要がある。

終わりを決めておく

WEB飲み会は終わりを決めておいた方がいい。

気の置けないメンバーや友達同士でWEB飲み会をするなら別にいいのだが、会社とか団体でWEB飲み会を主催するとかいうことになった場合、初対面の人とか、よく知らない人と一緒に飲み会をすることになる。

話が盛り上がっているかどうかは別として、終わりは決めておかないとグダグダになる。普通の飲み会であれば、そろそろ明日があるから~とか、終電が~で自然と解散の雰囲気になるが、WEB飲み会においてはそうはならない。

なんか周りに気を使って、自分から抜けますと言えない僕のような人がいるので、そういう人のために終わりは事前に決めておく。

例えば19時開始で終わりは21時、21時で一旦中締めをして、二次会は22時までやりますみたいな感じにしておくと終わりやすいので良い。

そうじゃないとホストをしていて、話が盛り上がっているところで、もう終わりますとか言いにくい。

参加者を把握する

当たり前のことかもしれないが、事前に誰が参加するのか把握しておく必要がある。

なぜなら、会議ならまだしもWEB飲み会に20人とか集まるとわけがわからなくなるから。だからホストはブレイクアウトセッションの機能を使って、少人数のグループに分けたりするんだけど、それをする時も誰が来るかわからない状況だとやりづらいし、疲れる。

特に、

  • 入退室自由!
  • 途中参加、途中退室OK!

みたいな設えでWEB飲み会をすると、いつ誰が入ってくるのかさっぱりわからないので、マジでやばい。収拾がつかなくなってしまう。

これに終わりの時間を決めていないというのが加わるともうカオスになってしまうので、気を付けた方がいい。

ホストは疲れる

ホストは疲れる。

会議はともかく、WEB飲み会ぐらいノープレッシャーで気楽にやりたいと思うが、そういうわけにはいかない。普通の飲み会で上司や先輩のグラスが残り僅かになっていたら、飲み物はいかがですかと聞くように、そういう気配りが求められるので本当に疲れる。

ZOOMの場合、有料会員と無料会員でできることに大きな差がついているので、必然的に有料会員の人にこの役割が回ってきやすい。

もともと有料会員だった人は少なくて、この状況で有料会員の権限を会社や、団体から与えられた人がほとんどだと思う。慣れないことも多いと思うが頑張りましょう。

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